Política del Sistema Interno de Información
1) OBJETIVOS.-
SPB, y su grupo empresarial, encabezado por GRAMAMI SL, así como sus
órganos de gobierno, en el marco de su cultura de cumplimiento que se refleja en nuestro
Código Ético y de Conducta, y su compromiso con la legalidad, elabora la presente Política con el fin de atender a los dictados de la
Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen
sobre las infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Los objetivos de esta Política son:
- Establecer lo principios
generales del Sistema Interno de Información de SPB y su grupo con el fin de asegurar la protección de aquellas
personas que comuniquen infracciones normativas u otros incumplimientos a través de
este medio, y que pueden ser objeto de represalias por parte de la empresa.
- El fortalecimiento de la
cultura de la información y el fomento del uso del sistema como medio para prevenir y detectar amenazas al interés
público.
Esta Política forma parte del marco normativo de
nuestro Sistema de gestión de cumplimiento o Compliance, haciendo efectivo lo dispuesto
en la ley 2/23 art. 5.h)
La existencia de un canal de comunicación interno se
recoge así mismo en el Código Ético y de Conducta de SPB: “Canal Ético y de
Comunicación”
Esta política ha sido aprobada y validada por el órgano
de administración de SPB, el de su sociedad dominante y el resto del grupo, así como por
su Dirección General.
2) AMBITO OBJETIVO y SUBJETIVO
2.1 Ámbito Objetivo:
Los informantes podrán informar sobre las siguientes
infracciones:
- Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho Comunitario,
en concreto:
- Contratación Pública
- Servicios, productos y mercados
financieros y prevención del blanqueo de capitales y de financiación del
terrorismo
- Seguridad de los productos y
conformidad
- Seguridad del transporte
- Protección del medio ambiente
- Protección frente a las radiaciones y
seguridad nuclear
- Seguridad de los alimentos, y los piensos,
sanidad animal y bienestar de los animales
- Protección de los consumidore
- Protección de la privacidad y de los datos
personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
- Incidan en el mercado interior europeo
(Art 26.2 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea -TFUE- en las que se
incluyen: competencia, ayudas otorgadas por los Estados, ventajas fiscales o
infracciones del Impuesto de sociedades
- Acciones u omisiones que constituyan infracciones normativas, penales o Infracciones administrativas
graves o muy graves, entre las que se incluyen todas
aquellas que supongan quebrando económico para la Hacienda Pública o la Seguridad
Social
- Vulneración de las
políticas, procedimientos, protocolos y demás normas internas de la
empresa
- Infracción de las reglas y
principios del Código Ético y de Conducta.
Esta Política no será de aplicación a las informaciones
que afecten a información clasificada ni a la obligaciones que resulten de proteger el
secreto profesional de los profesionales de la medicina y de la abogacía, del deber de
confidencialidad de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en el ámbito de sus
actuaciones, así como del secreto de las deliberaciones judiciales o informaciones
respecto de las que se exija la protección de los intereses esenciales para la seguridad
del Estado.
2.2 Ámbito Subjetivo:
Esta política y sus garantías se aplicará a todos
aquellos informantes que hayan obtenido información sobre infracciones en el contexto
laboral o profesional, en concreto:
- Empleados de SPB o su grupo, autónomos que presten sus servicios, miembros del
órgano de administración y directivos.
- Personas que trabajen para o bajo la supervisión y
dirección de contratistas, subcontratista y
proveedores.
- Personas que hayan obtenido la información
en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada (voluntarios, becarios o trabajadores en periodo
de formación) o que todavía no hay comenzado, si la información se obtiene en el
proceso de selección o negociación precontractual
- Representantes legales de los trabajadores
en el ejercicio de sus funciones de apoyo y asesoramiento al informante
- Personas físicas que en el marco del grupo
empresarial preste asesoramiento al informante en el proceso, y cualesquiera otras
personas físicas relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias como
compañeros de trabajo o familiares
- Personas jurídicas para las que el
informante trabaje o tenga cualquier otra relación en un contexto laboral o tenga
participación significativa, es decir sobre las que tenga capacidad de influencia
3) PRINCIPIOS GENERALES
La presente política trata de articular los principios
generales y el marco en el que los informantes puedan disponer de un cauce con
suficientes garantías para informar de las infracciones de que tengan conocimiento,
garantizar su gestión efectiva, y la ausencia de cualquier tipo de represalias. La
responsabilidad de implantar, tanto el sistema interno de información como esta
política, es del órgano de administración, que valida la misma y designa al responsable,
siendo también responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con la
normativa de protección de datos personales.
Los principios fundamentales del Sistema interno de
información son los siguientes:
- Se permite a todas las personas
establecidas en la Ley 2/23 comunicar información sobre las infracciones previstas
en apartado anterior.
- El sistema está diseñado, implantado y gestionado de forma
segura, garantizándose la confidencialidad del
informante y de cualquier tercero mencionado, el tratamiento de la información y su
investigación, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no
autorizado
- Se permite la presentación de comunicaciones por
escrito, a través de correo postal o a través
de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a
través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá
presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete
días
- En este sistema interno de información se
integran los distintos canales internos de información que pudieran establecerse
dentro de la empresa y su grupo.
- El sistema de información de cada entidad
del grupo es independiente y diferenciado respecto de los sistemas internos de
información de las otras, aunque la política sea común.
- Se garantiza que las comunicaciones presentadas
serán tratadas de manera efectiva por la propia
organización con el objetivo de que el primero en
conocer la posible irregularidad sea la propia empresa
- Existe un responsable
del sistema designado por el órgano de administración en los términos previstos por la ley.
- Existe un procedimiento de
gestión efectiva de las informaciones recibidas
desarrollado por el responsable del sistema, implantándose la gestión interna del
sistema.
4) RESPONSABLE DEL SISTEMA
El órgano de administración designa como
responsable del sistema de información interna al Compliance Officer. Dicho nombramiento ha sido notificado a la Autoridad Independiente de
Protección del Informante, A.A.I, a la Agencia Valenciana Antifraude y a la Agencia
Andaluza Antifraude, dentro del plazo establecido de 10 días.
El responsable del Sistema es un directivo que
desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los
órganos de la entidad u organismo, no recibiendo instrucciones de ningún tipo en su
ejercicio, y disponiendo de todos los medios personales y materiales necesarios para
llevarlas a cabo.
5) GARANTÍAS O DERECHOS DE LOS INFORMANTES
La presente Política en cumplimiento de las
disposiciones de la Ley 2/23 garantiza a los informantes los siguientes derechos:
- La comunicación puede tener carácter anónimo
- Se respeta el principio de presunción de inocencia y derecho a la defensa de las partes
afectadas
- Se asegura la independencia, imparcialidad y ausencia de conflictos de
interés en la gestión de la comunicación
- Se garantiza la protección de los datos
personales. El informante podrá, en todo momento,
ejercitar derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter
personal (derecho al acceso, rectificación, oposición, supresión -“derecho al
olvido”-, limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones
individualizadas.
- El responsable del sistema deberá enviar acuse de recibo en el
plazo de 7 días naturales siguientes a la
comunicación, salvo que pueda poner en peligro la confidencialidad de la
comunicación
- El plazo para responder a la comunicación
no podrá ser superior a tres meses desde que se
realizó aquella, salvo casos complejo en cuyo caso se dispondrá de tres meses
adicionales
- El informante podrá conocer
el estado de la tramitación de su denuncia y los resultados de la
investigación.
- Se informa a los
informantes de forma clara y accesible sobre los canales externos de información
ante la AAI, Agencia Valenciana Antifraude y Agencia Andaluza antifraude, y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la
Unión Europea
- Se prohíbe la adopción de represalias
frente al informante de buena fe. Si el responsable del
sistema confirmara que algún informante que hubiera actuado de buena fe ha sido
objeto de alguna medida sancionadora o represalia, los autores o responsables de
estas serán objeto de investigación y, en su caso, les serán aplicadas las medidas
disciplinarias correspondientes.
6) PROTECCIÓN FRENTE A LAS REPRESALIAS
- Esta Política, en cumplimiento del requerimiento
legal prohíbe expresamente los actos constitutivos
de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia
contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en esta
ley.
- Se entiende por represalia cualesquiera
actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o
indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en
desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo
por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
- A título enunciativo, se consideran
represalias las que se adopten en forma de:
- Suspensión del contrato de trabajo,
despido o extinción laboral, o no renovación, terminación anticipada de contrato
temporal una vez superado periodo de prueba, imposición de medidas sancionadoras,
degradación o denegación de ascensos, cualquier otra modificación sustancial de
condiciones de trabajo o la no conversión de un contrato temporal en indefinido,
salvo que estas medidas se tomen dentro del ejercicio del poder de dirección al
amparo de la legislación laboral
- Daños, incluidos los de carácter
reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
- Evaluación o referencias negativas
respecto al desempeño laboral o profesional.
- Inclusión en listas negras o difusión
de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el
acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
- Denegación o anulación de una licencia
o permiso.
- Denegación de formación.
- Discriminación, o trato desfavorable o
injusto.
Los actos administrativos que tengan por objeto impedir
o dificultar la presentación de comunicaciones, así como los que constituyan represalia
o causen discriminación tras la presentación de aquellas, serán nulos de pleno derecho y
darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad,
pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado
Los informantes que comuniquen infracciones en el
ámbito de la Ley 2/2023 y que cumplan los requisitos establecidos en ella tendrán
también las medidas de apoyo recogidas en el art. 36 de la misma
7) FORMACIÓN, DIFUSIÓN Y PUBLICIDAD
De conformidad con el art. 25 de la Ley 2/2023 esta Política
está publicada en la página web de la compañía y su grupo,
https://www.spbglobal.com, en sección separada y fácilmente identificable con acceso
directo al “Canal Ético y de comunicación”.
Además, todos los empleados tendrán acceso a esta
política y el procedimiento de gestión del canal en la intranet de la organización.
La entidad y su grupo se asegurarán de realizar la
formación y difusión de la presente Política y del procedimiento de gestión del Sistema
de Información, con el objetivo de dar a conocer el sistema y fomentar su uso.
8) APROBACIÓN, ENTRADA EN VIGOR Y REVISIÓN
La presente Política ha sido aprobado por el Órgano de
Administración de SPB y su grupo y entrará en vigor en el momento de su publicación en
la intranet y en la web, siendo revisada, de forma ordinaria anualmente, y cuando lo
exijan las circunstancias concretas.
Aprobada en Cheste, a 9/06/2023
